Kriisiviestintää voi ja kannattaa harjoitella

www.lohiluoma.fi

Silmistä saa mukavasti joululoman tomut pois, kun päivittää kriisiviestintäsuunnitelman. Me MTL-toimistolta löysimme avunkin läheltä, kun kaappasimme sparraajaksi hallituksessamme vaikuttavan Taru Nikulaisen sekä blogistiksi Terttu Sopasen viestintätoimisto Brunnenilta.

Tein ensimmäistä kertaa MTL-yhdistyksen kaltaiselle toimijalle kriisiviestintäsuunnitelmaa. Sen tekeminen kuulostaa helpolta. Lähdinkin itsevarmasti liikenteeseen ja tein pitkän pätkän, sillä kasvatusalalta omaksutulla tyylillä. Rautalankaa kului ja kohderyhmä unohtui.

Kenelle sitä taas oltiinkaan kirjoittamassa?

Taru Nikulainen heilutti huolella, mutta lempeästi viikatetta. Tekstissä riitti karsittavaa. Lopputulos oli niin ilahduttavan napakka, että tajusin tehneeni ihan ne perusvirheet. Olisi kannattanut pitää mielessä ne kolme kovaa:

1) Kohderyhmä
2) Tämä oli ohjeistus, ei koukeroinen tarina
3) Tiivistä & kiteytä


Terttu Sopasen kriisiviestinnän kultaiset vinkit


Turha enää rypistellä, kun löysät on housuissa, sanotaan. Näinhän se on. Vahinko ei tule kello kaulassa eikä poikkeustilanne aina varoittele tullessaan. Siksi poikkeustilanteeseen kannattaa varautua ja kriisiviestintää harjoitella säännöllisesti.


Kriisiviestinnässä toimi ennen kuin on liian myöhäistä


Jokainen kriisi on poikkeustilanne, mutta jokainen poikkeustilanne ei muutu kriisiksi. Hyvällä ennakoinnilla ja valmistautumisella voidaan poikkeustilanne saada haltuun ja alkavasta kriisistä voi kasvaa hyvä maineteko.


Siinä vaiheessa, kun tuuletin täyttyy tavarasta, ei ohjeistusta enää ehdi päivittää.


Aivan kuten pelastuslaitos tai kunnat ennakoivat ja valmistautuvat poikkeustilanteiden varalle, kannattaa organisaatioiden päivittää poikkeustilannetoimintansa ja -viestintänsä ajan tasalle. Siinä vaiheessa, kun tuuletin täyttyy tavarasta, ei ohjeistusta enää ehdi päivittää. Ohjeistukset eivät vahvista henkilöstön kriisinhallintaa, ellei niitä ole omaksuttu etukäteen. Fiksu yritys miettii poikkeustilanneorganisaationsa, -periaatteensa ja -suunnitelmansa etukäteen ja testaa säännöllisesti valmiuttaan toimia poikkeustilanteissa.


Kun tilanne on päällä, olennaista on, että jokainen henkilöstöstä tietää, mitä tehdä ja mitä olla tekemättä.


Hyvä valmistautuminen auttaa myös tunnistamaan helpommin palaneen käryn. Kun tilanne on päällä, olennaista on, että jokainen henkilöstöstä tietää, mitä tehdä ja mitä olla tekemättä. Näin varmistetaan, ettei yli- tai alireagoida. Siinä missä ylireagointi voi paisuttaa poikkeustilanteen hetkessä kriisiksi, alireagoinnillakin onnistutaan monesti valamaan bensaa liekkeihin.


Viisi askelta hyvään poikkeusviestintään!

  1. Valmistaudu!
  2. Määrittele puhemiesten ja toimijoiden roolit ja vastuut.
  3. Varmista, että jokainen tietää, mitä tehdä havaitessaan mahdollisen poikkeustilanteen.
  4. Laadi poikkeusviestinnän periaatteet.
  5. Harjoittele poikkeustilannetta säännöllisesti

Alkuperäinen blogi on julkaistu MTL-blogissa 13.1.2020.